Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX ist ein wichtiges Instrument, zur Förderung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitenden. Dies erfordert von Arbeitgebern nicht nur organisatorische Sorgfalt, sondern auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Fehlerhafte Einladungen oder unklare Informationen gehen zu Lasten des Arbeitgebers.
Anforderungen an eine ordnungsgemäße Einladung
Ein BEM-Verfahren muss transparent, freiwillig und ergebnisoffen angeboten werden. Bereits in der Einladung sollte deutlich werden:
-
Ziele: Die Mitarbeitenden müssen wissen, dass das Verfahren ihre Arbeitsfähigkeit erhalten und erneute Arbeitsunfähigkeiten verhindern soll.
-
Art und Umfang der Datenerhebung: Es ist konkret zu erläutern, welche personenbezogenen Daten im Verfahren erhoben, gespeichert und gegebenenfalls weitergegeben werden.
-
Freiwilligkeit: Die Teilnahme am BEM ist freiwillig und bedarf einer Einwilligung. Eine Ablehnung darf nicht mit einer krankheitsbedingten Kündigung gleichgesetzt werden, da dies auch die Freiwilligkeit untergraben würde.
Eine Betriebsvereinbarung ersetzt diese Informationspflichten nicht – der Arbeitgeber muss die Betroffenen individuell und umfassend informieren.
Einladungsschreiben ist der Schlüssel
Das Einladungsschreiben ist der zentrale Einstieg in das Verfahren des betrieblichen Eingliederungsmanagements. Es entscheidet darüber, ob Beschäftigte Vertrauen fassen und sich auf das Verfahren einlassen. Es muss deshalb eindeutig formuliert sein, Missverständnisse vermeiden und die Freiwilligkeit betonen. Besonders wichtig sind dabei folgende Punkte:
- Kein Krankenrückkehrgespräch: Das BEM ist kein Rückkehrgespräch und darf auch nicht den Eindruck eines solchen vermitteln.
- Neutrale Durchführung: Das erste Gespräch wird nicht vom Vorgesetzten, sondern von einer neutralen Stelle, also dem (fallführenden) BEM-Berater, geführt.
- Verständliche Informationen: Mithilfe eines Merkblatts mit FAQ sind das Vorgehen, die Rechte und die Pflichten transparent darzustellen.
- Kündigungsneutralität: Das Angebot für ein BEM-Verfahren ist stets kündigungsneutral. Es dient dem Schutz der Beschäftigten und basiert auf dem Selbstbestimmungsrecht, insbesondere von Menschen mit Behinderung (§ 167 Abs. 2 SGB IX).
Wiederholte Angebote möglich
Ein Beschäftigter kann sich auch zu einem späteren Zeitpunkt für das BEM-Verfahren entscheiden, wenn er es zunächst abgelehnt hat. Ein Anspruch entsteht erneut, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies ist beispielsweise der Fall bei einer weiteren längeren Erkrankung. Arbeitgeber sind daher gut beraten, jede Einladung sorgfältig und nachvollziehbar zu gestalten.
Datenschutz im Fokus
Gerade die datenschutzkonforme Gestaltung entscheidet über die Wirksamkeit des BEM:
-
Nur notwendige Daten dürfen erhoben werden (Datenminimierung).
-
Zweckbindung und Vertraulichkeit sind jederzeit sicherzustellen.
- Korrekte Einwilligungen (Art. 7 DSGVO Bedingungen für die Einwilligung)
-
Betroffene müssen über ihre Rechte informiert sein und sie jederzeit wahrnehmen können.
Fazit
Damit ein BEM wirksam und rechtssicher ist, müssen die Beschäftigten korrekt informiert werden und das Verfahren muss transparent ablaufen. Arbeitgeber sollten daher die Einladungen und Informationsunterlagen regelmäßig überprüfen und den Datenschutzbeauftragten konsequent einbeziehen.
Sie haben Fragen zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen oder suchen praxisnahe Unterstützung im Datenschutz und Compliance-Management? Wir stehen Ihnen mit Erfahrung und Expertise zur Seite – sprechen Sie uns gerne an: consulting@AdOrgaSolutions.de.
Unsere Leistungen: https://www.adorgasolutions.de/datenschutz/compliance/betriebliches-eingliederungsmanagement/
(Autorin: Regina Mühlich, Datenschutzexpertin und zert. BEM-Fachkraft)
