Mit der GwG-Meldeverordnung (GwGMeldV) schafft der Gesetzgeber erstmals verbindliche Vorgaben für die Form und die Mindestinhalte von Geldwäsche-Verdachtsmeldungen an die Financial Intelligence Unit (FIU).
Ziel der Verordnung ist es, die Qualität der Meldungen zu erhöhen und ihre automatisierte Auswertung zu erleichtern. Gleichzeitig werden die Meldewege vereinheitlicht und vollständig digitalisiert. Die Verordnung wurde am 1. September 2025 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und tritt am 1. März 2026 in Kraft.1
Für Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 GwG) ergeben sich daraus konkrete organisatorische und technische Anforderungen an die zukünftige Meldepraxis.
1. Elektronische Übermittlung als verbindlicher Standard1
Ab dem 1. März 2026 müssen Verdachtsmeldungen und ergänzende Angaben zwingend elektronisch an die FIU übermittelt werden. Die Nutzung des von der FIU vorgegebenen Datenverarbeitungsverfahrens ist zwingend erforderlich. Dies gilt auch für spätere Ergänzungen oder Nachbesserungen.
Wesentliche technische Anforderungen:
- XML als strukturiertes, maschinenlesbares Dateiformat,
- Eingabe aller Daten in die vorgesehenen elektronischen Formularfelder,
- Anlagen müssen in einem automatisiert auswertbaren und elektronisch durchsuchbaren Format hochgeladen werden.
- Bei technischen Störungen sind die von der FIU auf ihrer Website bereitgestellten alternativen Übermittlungswege zu nutzen.
Diese vollständige Digitalisierung ermöglicht eine standardisierte Verarbeitung, führt aber zugleich zu Formstrenge: Fehlende Pflichtfelder verhindern die Übermittlung.
2. Mindestinhalte von Verdachtsmeldungen
Gemäß § 3 GwGMeldV müssen bestimmte Angaben zwingend enthalten sein, damit eine Meldung als ordnungsgemäß gilt. Dazu gehören insbesondere:
- Aktenzeichen bzw. Bezugskennzeichen des Meldenden,
- Bezug zu früheren Meldungen,
- Meldegründe (aus einer FIU-Liste auszuwählen),
- Angaben zu Strafanzeigen oder behördlichen Auskunftsersuchen sowie
- bei bestimmten Verpflichtetengruppen Verweise auf Meldungen nach der Marktmissbrauchsverordnung.
Ebenfalls verpflichtend ist eine Sachverhaltsdarstellung, die die Tatsachen enthält, aus denen sich die Meldepflicht nach §§ 43 und 44 GwG ergibt. Hierzu gehören regelmäßig auch Informationen aus der Identifizierung von Vertragspartnern, wirtschaftlich Berechtigten und dem Zweck der Geschäftsbeziehung.
Die Anlage zur Verordnung enthält darüber hinaus einen umfangreichen Katalog zusätzlicher Angaben wie beispielsweise zu Konten, Vermögensgegenständen, Immobilien und Transaktionen, die erforderlich werden, wenn sie für das Verständnis des Sachverhalts notwendig sind.
3. Anforderungen an Anlagen
Gemäß der Verordnung sind alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die zur Darstellung des Sachverhalts erforderlich sind, der Meldung als Anlagen beizufügen. Dies betrifft insbesondere:
- Dokumentation über Vertragsparteien, Geschäftsbeziehungen und Transaktionen (§ 8 Abs. 1 GwG),
- bei Immobiliengeschäften: Nachweise zur Einhaltung des Barzahlungsverbots (§ 8 Abs. 1, § 16a Abs. 2 GwG).
Nach den Anwendungshinweisen der FIU müssen Anlagen jedoch nur dann beigefügt werden, wenn sie für das Verständnis des Sachverhalts erforderlich sind. Die Formate werden durch die FIU festgelegt, wobei nur maschinenlesbare Dateien zulässig sind.
4. Technische Prüfung und fehlende Rückweisungskompetenz
Die FIU ist dazu berechtigt, technische Validierungsverfahren einzusetzen, um die Einhaltung der Vorgaben zu überprüfen. Dies betrifft insbesondere Dateiformate und Pflichtfelder. Sind Pflichtfelder nicht ausgefüllt, wird die Meldung technisch nicht übermittelt.
Der ursprünglich vorgesehene Mechanismus, Meldungen formell als unwirksam zurückzuweisen, wurde aufgrund von Kritik der BRAK2 bezüglich unbestimmter Rechtsfolgen nicht in die endgültige Verordnung aufgenommen. Somit wird die Praxis faktisch über technische Prüfungen und nicht über Rechtsakte der FIU gesteuert.
5. Praxistipp für Verpflichtete
Seit dem 01.01.2024 sind Verpflichtete nach dem GwG, zur Registrierung im Verdachtsmeldeportal goAML.Web verpflichtet. Für den geschützten Bereich der FIU-Website ist eine separate Registrierung erforderlich. Die Zugangsdaten sind im goAML-Portal hinterlegt und am Seitenende einsehbar. Angesichts der neuen Formularstrenge empfiehlt sich eine interne Überprüfung der Meldeprozesse, insbesondere hinsichtlich der folgenden Punkte:
- Dokumentationspflichten,
- Datenverfügbarkeit,
- Schnittstellen zu Kanzleisoftware und XML-Formaten,
- Schulung der Mitarbeitenden,
- strukturierter Vorprüfung von Meldungsentwürfen.
6. Einordnung in das EU-Geldwäschepaket
Parallel zur nationalen Weiterentwicklung des Melderegimes wurde am 30. Mai 2024 auf EU-Ebene das EU-Geldwäschepaket verabschiedet. Dieses umfasst die neue EU-Geldwäscheverordnung, die 6. Geldwäsche-Richtlinie, die Geldtransfer-Verordnung und die AMLA-Verordnung zur Errichtung der europäischen Geldwäscheaufsichtsbehörde.
Die Geldwäscheverordnung wird voraussichtlich Mitte 2027 unmittelbar gelten und eine weitergehende Harmonisierung der Pflichten für alle Verpflichteten innerhalb der EU bringen. Die GwGMeldV kann daher als Vorgriff auf eine stärker technisierte und standardisierte europäische Meldepraxis verstanden werden.
Fazit
Die GwGMeldV bedeutet einen deutlichen Qualitätssprung in Bezug auf die Standardisierung und Digitalisierung von Verdachtsmeldungen. Die Verpflichteten müssen ihre internen Prozesse und technischen Systeme so ausrichten, dass künftig vollständig strukturierte und maschinenlesbare Meldungen möglich sind. Zugleich entstehen neue Anforderungen an Dokumentation, Datenqualität und technische Validität.
Für die Compliance-Praxis bedeutet dies:
- höhere Anforderungen an die Aufbereitung der Sachverhalte,
- weniger Spielraum bei der formalen Ausgestaltung und
- potenziell ein größeres Risiko aufsichtsrechtlicher Maßnahmen bei wiederkehrenden Pflichtverletzungen.
Eine frühzeitige Vorbereitung bis spätestens März 2026 ist daher empfehlenswert.
Sie haben Fragen zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen oder suchen praxisnahe Unterstützung im Datenschutz und Compliance-Management? Wir stehen Ihnen mit Erfahrung und Expertise zur Seite – sprechen Sie uns gerne an: consulting@AdOrgaSolutions.de.
1 Verordnung über die Form von und die erforderlichen Angaben in Meldungen an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen nach § 43 Abs. 1 und § 44 des Geldwäschegesetzes (GwG-Meldeverordnung – GwGMeldV) https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2025/200/VO
2 Stellungnahme Nr. 14 (April 2025) https://www.brak.de/fileadmin/05_zur_rechtspolitik/stellungnahmen-pdf/stellungnahmen-deutschland/2025/stellungnahme-der-brak-2025-14.pdf
