Daten­schutz und Fort­set­zungs­er­kran­kung: An­for­de­run­gen an Arbeitgeber

Der Lan­des­be­auf­trag­te für Daten­schutz und In­for­ma­ti­ons­frei­heit Nor­d­rhein-Wes­t­­fa­­len (LfDI NRW) in­for­miert auf seiner Website über die da­ten­schutz­recht­li­chen An­for­de­run­gen im Zu­sam­men­hang mit so­ge­nann­ten Fort­set­zungs­er­kran­kun­gen von Be­schäf­tig­ten. Gemeint sind Fälle, in denen eine erneute Krank­mel­dung mög­li­cher­wei­se auf der­sel­ben Ursache beruht wie eine frühere Er­kran­kung, wodurch ar­beits­recht­lich die Ent­gelt­fort­zah­lung be­grenzt, bleiben kann.

Um dies zu be­ur­tei­len, greifen Ar­beit­ge­ber mit­un­ter auf Ge­sund­heits­da­ten der be­trof­fe­nen Per­so­nen, ihrer Be­schäf­tig­ten zurück: Ein Vor­ge­hen, das da­ten­schutz­recht­lich nur unter engen Vor­aus­set­zun­gen zu­läs­sig ist.

Ge­sund­heits­da­ten un­ter­lie­gen dem be­son­de­ren Schutz des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (Da­ten­­­schutz-Grun­d­­ver­­or­d­­nung). Eine Ver­ar­bei­tung ist aus­schließ­lich dann recht­mä­ßig, wenn sie nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO in Ver­bin­dung mit § 26 Abs. 3 BDSG (Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz) zur Aus­übung von Rechten oder zur Er­fül­lung recht­li­cher Pflich­ten aus dem Ar­beits­recht er­for­der­lich ist.

Vor­aus­set­zung ist stets das Vor­lie­gen kon­kre­ter An­halts­punkte für eine Fort­set­zungs­er­kran­kung. Eine bloße Ver­mu­tung oder pau­scha­le Ver­dachts­mo­men­te genügen nicht. Vor dem Zugriff auf Ge­sund­heits­da­ten ist daher zu prüfen, ob mildere Mittel zur Klärung des Sach­ver­halts zur Ver­fü­gung stehen, bei­spiels­wei­se durch Rück­fra­gen bei der Kran­ken­kas­se oder die Ein­schal­tung des Betriebsarztes.

Ein­wil­li­gun­gen von Be­schäf­tig­ten sind in diesem Zu­sam­men­hang mit be­son­de­rer Vor­sicht zu be­han­deln. Auf­grund des be­stehen­den Ab­hän­gig­keits­ver­hält­nis­ses im Ar­beits­ver­hält­nis ist re­gel­mä­ßig davon aus­zu­ge­hen, dass eine Ein­wil­li­gung nicht frei­wil­lig erfolgt und somit un­wirk­sam ist. Ar­beit­ge­ber sollten sich daher nicht auf diese Rechts­grund­la­ge verlassen.

Be­son­de­re An­for­de­run­gen gelten auch an die Auf­be­wah­rung und Si­cher­heit von Ge­sund­heits­da­ten. Sie sind strikt ge­trennt von der übrigen Per­so­nal­ak­te auf­zu­be­wah­ren und durch an­ge­mes­se­ne tech­ni­sche und or­ga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men zu schützen.

Die Daten dürfen nur solange ge­spei­chert werden, wie dies für den je­wei­li­gen Zweck er­for­der­lich ist, und sind an­schlie­ßend zu löschen. Eine Wei­ter­ga­be kommt nur in Be­tracht, wenn sie zur Gel­tend­ma­chung oder Ver­tei­di­gung recht­li­cher An­sprü­che er­for­der­lich ist (z.B. ar­beits­ge­richt­li­che Verfahren).

Fazit

Ar­beit­ge­ber sind daher gut beraten, da­ten­schutz­kon­for­me Pro­zes­se für den Umgang mit Fort­set­zungs­er­kran­kun­gen zu eta­blie­ren.

Dazu gehören

• die De­fi­ni­ti­on klarer Prüfkriterien,
• der Aus­schluss un­zu­läs­si­ger Da­ten­er­he­bun­gen auf Verdacht,
• die sichere und ge­trenn­te Auf­be­wah­rung von Ge­sund­heits­da­ten sowie
• die Schu­lung von Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen im Umgang mit sen­si­blen Informationen.
• Die Do­ku­men­ta­ti­on der Ent­schei­dungs­pro­zes­se und Lösch­fris­ten sollten eben­falls Teil des Da­ten­schutz­ma­nage­ments sein.

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Weitere In­for­ma­tio­nen finden Sie auf der Website des LfDI NRW https://www.ldi.nrw.de/Fortsetzungserkrankung