Ent­gelt­trans­pa­renz und Daten­schutz – wie Un­ter­neh­men beide Pflich­ten in Ein­klang bringen

Die EU-En­t­­gel­t­­tran­s­­pa­­ren­z­rich­t­­li­­nie (ET-RL) trat am 6. Juni 2023 in Kraft und muss bis spä­tes­tens 7. Juni 2026 in na­tio­na­les Recht um­ge­setzt werden. In Deutsch­land wird dies vor­aus­sicht­lich durch eine Über­ar­bei­tung des be­stehen­den Ent­gelt­trans­pa­renz­ge­set­zes (Entg­Tran­spG) er­fol­gen. Die meisten Vor­ga­ben gelten grund­sätz­lich für alle Ar­beit­ge­ber, le­dig­lich die Be­richts­pflich­ten sind von der Un­ter­neh­mens­grö­ße abhängig.

Ziel der Richt­li­nie ist mehr Lohn­ge­rech­tig­keit zwi­schen Frauen und Männern. Dazu ver­pflich­tet sie Ar­beit­ge­ber, Ge­halts­in­for­ma­tio­nen of­fen­zu­le­gen – ein Schritt zu mehr Fair­ness, aber auch ein recht­li­ches Span­nungs­feld: Denn jede Of­fen­le­gung berührt per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten und damit den Datenschutz.

Trans­pa­renz ja – aber datenschutzkonform

Die ET-RL schreibt vor, dass Ar­beit­ge­ber ihre Be­schäf­tig­ten über die Ent­gel­te in­for­mie­ren und die Ver­gü­tungs­struk­tu­ren of­fen­le­gen müssen. In Art. 12 der Richt­li­nie wird aus­drück­lich betont, dass jede Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten den Vor­ga­ben der DSGVO ent­spre­chen muss.

Zwar zählen Ge­halts­da­ten nicht zu den „be­son­de­ren Ka­te­go­rien per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten“ gemäß Art. 9 DSGVO, sie sind jedoch sehr sen­si­bel. Eine un­be­dach­te Of­fen­le­gung kann tief in die Pri­vat­sphä­re ein­grei­fen. Ar­beit­ge­ber müssen daher abwägen, welche Daten tat­säch­lich er­for­der­lich sind, und si­cher­stel­len, dass diese nur zu dem vor­ge­se­he­nen Zweck genutzt werden.

Gerade in klei­ne­ren Be­trie­ben kann die Iden­ti­fi­zier­bar­keit ein­zel­ner Per­so­nen schnell zum Problem werden. Wo Trans­pa­renz ge­schaf­fen wird, darf der Daten­schutz nicht unter die Räder geraten.

Än­de­run­gen ab Juni 2026

Für Un­ter­neh­men un­ab­hän­gig  der Un­ter­neh­mens­grö­ße ändert sich u.a.:

• Trans­pa­renz bei Stel­len­aus­schrei­bun­gen (Art. 5): Bereits im Be­wer­bungs­ver­fah­ren müssen künftig das Ein­stiegs­ge­halt oder die Ge­halts­span­ne genannt werden. Fragen nach dem bis­he­ri­gen Ein­kom­men sind aus­drück­lich verboten.

• In­for­ma­ti­ons­pflicht im Betrieb (Art. 7): Ar­beit­neh­mer er­hal­ten das Recht, In­for­ma­tio­nen über ihr eigenes Gehalt und Durch­schnitts­ge­häl­ter für ver­gleich­ba­re Po­si­tio­nen zu er­hal­ten. Die Ver­öf­fent­li­chung hat „in leicht zu­gäng­li­cher Weise“, als pro­ak­tiv, nicht nur auf Anfrage zu er­fol­gen. Einmal jähr­lich ist über das Aus­kunfts­recht zu in­for­mie­ren (Art. 7).

• Aus­kunfts­recht: Mit­ar­bei­ten­de können Aus­kunft über ihr eigenes Entgelt und über das durch­schnitt­li­che Entgelt ver­gleich­ba­rer Tä­tig­kei­ten (gleiche oder gleich­wer­ti­ge Arbeit) ver­lan­gen. Die Aus­kunft muss in­ner­halb von zwei Monaten erteilt werden und Angaben zum Durch­schnitts­ver­dienst der Ver­gleichs­grup­pe (nach Ge­schlecht) enthalten.

• Die Be­weis­last bei Ent­gelt­dis­kri­mi­nie­rung liegt beim Ar­beit­ge­ber (Art. 13 – 23 ET-RL), d.h. er muss be­wei­sen, dass keine un­mit­tel­ba­re oder mit­tel­ba­re Ent­gelt­dis­kri­mi­nie­rung vorliegt.

• Do­ku­men­ta­ti­on: Ent­gelt­ent­schei­dun­gen sind zu do­ku­men­tie­ren, um belegen zu können, dass sie auf ob­jek­ti­ven, ge­schlechts­neu­tra­len Kri­te­ri­en beruhen.

Da­ten­schutz­freund­li­che Um­set­zung in der Praxis

Un­ter­neh­men sollten sich früh­zei­tig auf die neuen Vor­ga­ben vor­be­rei­ten. Fol­gen­de Punkte helfen, recht­li­che Risiken zu vermeiden:

• Rechts­grund­la­ge prüfen: Welche Of­fen­le­gungs­pflich­ten be­stehen konkret?

• Da­ten­­­schutz-Fol­­gen­a­b­­schä­t­­zung: Risiken der Iden­ti­fi­zier­bar­keit analysieren.

• Zugriff und Be­rech­ti­gun­gen: Nur befugte Per­so­nen sollten Lohn- und Ge­halts­da­ten ein­se­hen dürfen.

• An­ony­mi­sie­rung oder Ag­gre­ga­ti­on: Wo möglich, Daten zu­sam­men­fas­sen statt individualisieren.

• Do­ku­men­ta­ti­on: Ab­wä­gun­gen und Ent­schei­dun­gen nach­voll­zieh­bar fest­hal­ten und dokumentieren.

So lässt sich Trans­pa­renz er­rei­chen, ohne die Pri­vat­sphä­re der Be­schäf­tig­ten zu gefährden.

Fazit

Die Ent­gelt­trans­pa­renz­richt­li­nie bringt Be­we­gung in die Ver­gü­tungs­sys­te­me – und neue Her­aus­for­de­run­gen für den Daten­schutz. Un­ter­neh­men sollten die Um­set­zung sorg­fäl­tig planen und Daten­schutz von Beginn an mit­den­ken. Wer klare Pro­zes­se, Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Zu­griffs­be­schrän­kun­gen eta­bliert, kann beiden An­for­de­run­gen gerecht werden: ge­rech­te Ent­loh­nung und Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten.

Sie haben Fragen zur Um­set­zung in Ihrem Un­ter­neh­men oder suchen pra­xis­na­he Un­ter­stüt­zung im Daten­schutz und Com­­pli­­an­ce-Ma­­na­ge­­ment? Wir stehen Ihnen mit Er­fah­rung und Ex­per­ti­se zur Seite – spre­chen Sie uns gerne an: consulting@AdOrgaSolutions.de.