Der Europäische Gesetzgeber hat die Spielregeln für Europäische Betriebsräte (EBR) deutlich nachgeschärft. Das Europäische Parlament hat die Reform am 09.10.2025 beschlossen, der Rat hat am 27.10.2025 final zugestimmt. Die Änderungen sind am 11.12.2025 im Amtsblatt veröffentlicht worden.
Für Unternehmen mit multinationalen Strukturen ist das keine „HR-Nische“, sondern ein handfestes Governance- und Projektrisiko: Die Richtlinie setzt stärker auf wirksame Durchsetzung, bessere Ressourcen der Gremien – und auf Sanktionen, die sich an Schwere, Dauer und (bei finanziellen Sanktionen) auch am Umsatz orientieren.
Kurz zur Einordnung: Wann ist ein EBR grundsätzlich relevant?
Ein EBR ist die grenzüberschreitende Arbeitnehmervertretung für Unterrichtung und Anhörung in gemeinschaftsweit operierenden Unternehmen und Unternehmensgruppen. Die Schwellenwerte der Basisrichtlinie (2009/38/EG) liegen bei mindestens 1.000 Arbeitnehmern in den Mitgliedstaaten sowie jeweils mindestens 150 Arbeitnehmern in mindestens zwei Mitgliedstaaten.
Neu ist zudem: Verhandlungen können auf Antrag von mindestens 100 Arbeitnehmern (bzw. deren Vertretern) aus mindestens zwei Unternehmen/Betrieben in mindestens zwei Mitgliedstaaten angestoßen werden.
Was ändert sich materiell – und warum das Management betroffen ist
1. Konsultation wird „entscheidungsrelevant“
Die Richtlinie präzisiert, dass Unterrichtung und Anhörung so auszugestalten sind, dass Arbeitnehmervertreter die Auswirkungen eingehend bewerten und Anhörungen vorbereiten können.
Kernpunkt: Arbeitnehmervertreter haben Anspruch auf eine begründete schriftliche Antwort auf ihre Stellungnahme bevor über die Maßnahme entschieden wird (sofern die Stellungnahme innerhalb angemessener Frist abgegeben wurde).
Das ist in der Praxis ein echter Prozesshebel: Wer „zu spät“ konsultiert, riskiert Rechtsstreit und Verzögerung – wer „zu früh“ informiert, muss Vertraulichkeit und Kommunikationskaskaden professionell beherrschen.
2. Mehr Sitzungen, mehr Ressourcen – und damit mehr Aufwand und Budget
In den subsidiären Vorschriften wird die ordentliche Sitzungshäufigkeit auf mindestens zwei Präsenzsitzungen pro Jahre erhöht; digitale Formate sind für ordentliche Sitzungen nur ausnahmsweise vorgesehen, wenn das vereinbart und eine sinnvolle Unterrichtung sowie Anhörung sichergestellt ist.
Außerdem werden Trainingsansprüche gestärkt; angemessene Schulungskosten und Auslagen trägt die zentrale Leitung, wenn sie vorab informiert wurde.
3. Rechtsdurchsetzung und Kosten: „Access to justice“ wird konkret
Die Mitgliedstaaten müssen Verfahren vorsehen, die eine rasche und wirksame Durchsetzung ermöglichen.
Wesentlich für die Praxis: Angemessene Kosten für Rechtsvertretung und Teilnahme an Verfahren sind von der zentralen Leitung zu tragen (oder gleichwertige Maßnahmen sind zu schaffen, damit fehlende Mittel den Zugang nicht faktisch verhindern).
4. Sanktionen bekommen „Biss“ – und können umsatzrelevant werden
Die Richtlinie verlangt wirksame, abschreckende und verhältnismäßige Sanktionen. Bei Verstößen gegen Pflichten rund um die Unterrichtung und Anhörung (Art. 9 Abs. 2 und 3) sind abschreckende finanzielle Sanktionen vorzusehen. Bei deren Bemessung sind u. a. Schwere, Dauer, Auswirkungen, Vorsatz, Fahrlässigkeit und bei finanziellen Sanktionen auch der Jahresumsatz zu berücksichtigen (oder Sanktionen mit ähnlich abschreckender Wirkung).
Zum Vergleich: In Deutschland liegt das Bußgeld nach § 45 EBRG bislang bei bis zu 15.000 €.
5. Ende von Ausnahmen und „Altvereinbarungen“ – Übergangs- und Nachverhandlungspflichten
Die Reform beseitigt die bisherige Ausnahme für Unternehmen mit sehr alten, vor dem 23.09.1996 geschlossenen Vereinbarungen zur länderübergreifenden Unterrichtung und Anhörung: Arbeitnehmer sollen grundsätzlich in allen gemeinschaftsweit operierenden Unternehmen das Recht haben, die Einsetzung eines EBR zu beantragen. Außerdem wird der Zeitraum bis zum Eingreifen subsidiärer Regeln in bestimmten Konstellationen auf zwei Jahre reduziert.
Für bestehende EBR-Vereinbarungen gibt es ein klares Anpassungsregime: Fehlen (durch die Reform hinzugekommene) Elemente und Anforderungen, sind auf schriftlichen Antrag Verhandlungen aufzunehmen, um die Vereinbarung anzupassen. Kommt innerhalb von zwei Jahren keine Einigung zustande, greifen die subsidiären Vorschriften.
6. Gruppen- und Einflusskriterien im Blick behalten
Die Richtlinie schärft u. a. den Begriff des „herrschenden Unternehmens“ (beherrschender Einfluss z. B. durch Eigentum/finanzielle Beteiligung oder Regeln/Entscheidungen, die die Tätigkeit regeln).
Für Konzern-, Beteiligungs- und sonstige Steuerungsstrukturen ist das relevant, weil davon abhängt, wer als „zentrale Leitung“ adressiert wird und welche Einheit die Pflichten organisatorisch und finanziell tragen muss.
Zeitplan: Was ist bis wann zu tun?
Die Mitgliedstaaten müssen die Umsetzungsvorschriften spätestens bis 01.01.2028 erlassen und veröffentlichen; anzuwenden sind sie grundsätzlich ab 02.01.2029. Bestimmte Übergangsvorschriften (insbesondere rund um die neuen Übergangsartikel) sind bereits ab 02.01.2028 anzuwenden.
Management-Takeaways: Was jetzt sinnvoll ist
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EWC-Scope prüfen: Erfüllen wir die Schwellenwerte und wie ist die Gruppe abgegrenzt?
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EBR-Vereinbarung inventarisieren: Welche Version gilt, welche Lücken zu den neuen Mindestanforderungen sind absehbar?
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Restrukturierungs-Playbook anpassen: Konsultation so planen, dass Stellungnahme und begründete Antwort vor Entscheidung realistisch abbildbar sind.
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Budget/Resources einplanen: Mehr Präsenztermine, Trainings, ggf. Rechtsverfahren/Kosten.
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Sanktionsrisiko realistisch bewerten: Mitgliedstaaten müssen umsatzbezogene Abschreckung berücksichtigen.
Datenschutz und die Rolle des Datenschutzbeauftragten
Bei EBR-Verfahren geht es häufig um Restrukturierungen, Standort- und Organisationsentscheidungen sowie um Personalplanung. Dabei werden in vielen Projekten auch personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. in Präsentationen, Zahlenwerken, Rollen-, FTE-Planungen oder bei der Koordination von Teilnehmern, Übersetzungen und Reisen). Aus Managementsicht lohnt es sich, den Datenschutzbeauftragten frühzeitig einzubinden – nicht als „Bremse“, sondern um Informationsflüsse, Berechtigungen, Vertraulichkeit, Aufbewahrung, Löschung und Dokumentation sauber aufzusetzen – und um damit auch spätere Streitigkeiten über „wer wusste wann was“ zu entschärfen.
Sie haben Fragen zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen oder suchen praxisnahe Unterstützung im Datenschutz und Compliance-Management? Wir stehen Ihnen mit Erfahrung und Expertise zur Seite – sprechen Sie uns gerne an: consulting@AdOrgaSolutions.de.
Gesetzestext: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?qid=1765643869964&uri=OJ%3AL_202502450
