Psy­chi­sche Er­kran­kun­gen im Betrieb: Pflich­ten zwi­schen BEM, Kün­di­gung und Datenschutz

Fehl­zei­ten auf­grund psy­chi­scher Er­kran­kun­gen, bei­spiels­wei­se De­pres­sio­nen, Angst­stö­run­gen oder Er­schöp­fungs­zu­stän­de, nehmen messbar zu. Für Ar­beit­ge­ber be­deu­tet das mehr Aus­fäl­le, Un­si­cher­hei­ten im Umgang mit Be­trof­fe­nen und heikle Rechts­fra­gen: von der Ar­beits­un­fä­hig­keit (AU) über das be­trieb­li­che Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment (BEM) bis hin zur (selten ge­recht­fer­tig­ten) krank­heits­be­ding­ten Kündigung.

Ar­beits­un­fä­hig­keit: Was Ar­beit­ge­ber wissen und was sie nicht wissen dürfen

Dia­gno­sen sind und bleiben Pri­vat­sa­che. Ar­beit­ge­ber dürfen weder nach der kon­kre­ten Krank­heit fragen, noch dürfen sie Rück­schlüs­se er­zwin­gen. Zu­läs­sig ist die For­de­rung nach einer Ar­beits­un­fä­hig­keits­be­schei­ni­gung – ge­setz­lich spä­tes­tens am vierten Ka­len­der­tag, ver­trag­lich auch früher (bis hin zum ersten Tag). Ent­schei­dend ist, dass Pro­zes­se klar ge­re­gelt und trans­pa­rent kom­mu­ni­ziert sind.

Ein BEM an­zu­bie­ten ist Pflicht und Chance zugleich.

Wenn eine Person in­ner­halb von zwölf Monaten die Schwel­le von mehr als sechs Wochen Ar­beits­un­fä­hig­keit über­schrei­tet (am Stück oder wie­der­holt), muss ihr zwin­gend ein BEM an­ge­bo­ten werden (§ 167 Abs. 2 SGB IX).

Ziel ist es, ge­mein­sam Wege zu finden, wie die Ar­beits­fä­hig­keit er­hal­ten oder wie­der­her­ge­stellt werden kann, bei­spiels­wei­se durch An­pas­sung von Auf­ga­ben, Ar­beits­zeit oder Ar­beits­ort oder durch Un­ter­stüt­zung durch interne oder externe Stellen.

Gerade bei psy­chi­schen Be­las­tun­gen ist das BEM kein „For­mu­larakt“, sondern das zen­tra­le In­stru­ment, um Aus­fäl­le zu re­du­zie­ren, Be­schäf­tig­te zu halten und rechts­si­cher zu handeln.

Eine krank­heits­be­ding­te Kün­di­gung sollte nur als letztes Mittel in Be­tracht gezogen werden. Eine Kün­di­gung kommt erst in Be­tracht, wenn drei Hürden ge­nom­men wurden:

1. Es liegt eine ne­ga­ti­ve Ge­sund­heits­pro­gno­se vor, das heißt, es ist zu er­war­ten, dass die Aus­fäl­le fortdauern.
2. Er­heb­li­che be­trieb­li­che Be­ein­träch­ti­gung: Die Fehl­zei­ten stören Abläufe oder ver­ur­sa­chen un­zu­mut­ba­re Belastungen.
3. In­ter­es­sen­ab­wä­gung / Ultima Ratio: Mildere Mittel (Ver­set­zung, An­pas­sun­gen, BEM) sind aus­ge­schöpft und erfolglos.

Bei psy­chi­schen Er­kran­kun­gen legen Ge­rich­te eine be­son­ders sorg­fäl­ti­ge Ab­wä­gung zu­grun­de, da die Ver­läu­fe un­ter­schied­lich sind und oft be­han­del­bar. Ohne ein ernst­haf­tes und struk­tu­rier­tes BEM steigt das Risiko, dass eine Kün­di­gung scheitert.

Daten­schutz im BEM ist ein un­ver­zicht­ba­rer Compliance-Baustein.

Das be­trieb­li­che Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment ist frei­wil­lig und da­ten­schutz­sen­si­bel. Er­for­der­lich sind daher unter anderem:

• trans­pa­ren­te In­for­ma­ti­on über Zwecke, Inhalte, Zu­stän­dig­kei­ten und Datenflüsse,
• strikte Zweck­bin­dung und Datenminimierung,
• do­ku­men­tier­te Ein­wil­li­gung zur Ver­ar­bei­tung BEM-be­­zo­­ge­­ner (Gesundheits-)Daten,
• Tren­nung der BEM-Un­­ter­la­­gen von der Personalakte,
• klare Ver­trau­lich­keits­re­geln für den teil­neh­men­den Per­so­nen­kreis sowie
• de­fi­nier­te Auf­­­be­­wah­rungs- und Löschfristen.

Fehler an dieser Stelle können das gesamte Ver­fah­ren an­greif­bar machen.

Fazit und Handlungsempfehlungen

• Früh­zei­tig, re­spekt­voll und struk­tu­riert handeln: Klare AU-Pro­­zes­­se, niedrig-schwel­­li­­ge Ge­sprächs­an­ge­bo­te und ein ge­leb­tes BEM sind der beste Weg, um Un­si­cher­heit zu vermeiden.
• BEM pro­fes­sio­nell auf­set­zen: Dies umfasst stan­dar­di­sier­te Ein­la­­dungs- und In­for­ma­ti­ons­schrei­ben, einen fest­ge­leg­ten Teil­neh­mer­kreis, einen do­ku­men­tier­ten Prozess, eine be­last­ba­re Maß­nah­men­pla­nung und Nachverfolgung.
• Ein Da­ten­schutz­kon­zept muss ver­an­kert werden, um die In­for­ma­ti­ons­pflich­ten zu er­fül­len, Ein­wil­li­gun­gen sauber ein­zu­ho­len, Daten strikt zu trennen und Lösch­fris­ten einzuhalten.
• Kün­di­gung sorg­fäl­tig prüfen: Nur nach ne­ga­ti­ver Pro­gno­se, er­heb­li­chen Be­ein­träch­ti­gun­gen und einem er­geb­nis­of­fe­nen BEM. Schöp­fen Sie immer zuerst die mil­des­ten Mittel aus.

So ver­bin­den Sie Für­sor­ge, Rechts­si­cher­heit und Daten­schutz. Gleich­zei­tig stärken Sie die Bindung, Ge­sund­heit und Leis­tungs­fä­hig­keit Ihrer Belegschaft.

Sie haben Fragen zur Um­set­zung in Ihrem Un­ter­neh­men oder suchen pra­xis­na­he Un­ter­stüt­zung im Daten­schutz und Com­­pli­­an­ce-Ma­­na­ge­­ment?
Wir stehen Ihnen mit Er­fah­rung und Ex­per­ti­se bei Ihrem BEM zur Seite – spre­chen Sie uns gerne an: consulting@AdOrgaSolutions.de.

Unsere Leis­tun­gen: https://www.adorgasolutions.de/datenschutz/compliance/betriebliches-eingliederungsmanagement/

(Autorin: Regina Mühlich, Da­ten­schutz­ex­per­tin und zert. BEM-Fachkraft)