Wie lassen sich Entgelttransparenz und der Schutz von Beschäftigtendaten zusammenbringen? Darüber sprach Regina Mühlich, Geschäftsführerin der AdOrga Solutions GmbH, am 20. Oktober 2026 im Format „Datenschutz am Mittag“ der Stiftung Datenschutz. Aufzeichnung, Präsentation und ergänzende FAQ stehen auf der Veranstaltungsseite zur Verfügung.
Die europäische Entgelttransparenzrichtlinie (ET-RL) soll die Durchsetzung gleichen Entgelts für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit stärken. Sie sieht unter anderem zusätzliche Informationen für Bewerbende und Auskunftsrechte für Beschäftigte vor. Dazu gehören Angaben zur eigenen Entgelthöhe sowie zu durchschnittlichen Entgelthöhen vergleichbarer Beschäftigtengruppen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht.
Für die betriebliche Vorbereitung empfehlen wir deshalb, neben der Vergütungsstruktur auch die zugrunde liegenden Daten, Zuständigkeiten und Abläufe in den Blick zu nehmen.
Transparenz braucht einen geregelten Umgang mit Daten
Die Richtlinie verlangt ausdrücklich, personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bereitzustellen. Für Daten, die im Rahmen der vorgesehenen Auskünfte, Berichte und gemeinsamen Entgeltbewertungen verarbeitet werden, legt sie zudem eine besondere Zweckbindung fest.
Für die Vorbereitung sollten Unternehmen insbesondere folgende Fragen klären:
- Welche Entgelt- und Beschäftigtendaten werden für die jeweiligen Auswertungen benötigt?
- Nach welchen Kriterien werden Vergleichsgruppen gebildet?
- Wer darf Daten zusammenführen, auswerten und Ergebnisse einsehen?
- Wie werden Auskunftsersuchen geprüft, bearbeitet und dokumentiert?
- Welche Unterlagen werden als Nachweis benötigt, und wie lange sollen sie aufbewahrt werden?
Auch mögliche Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte gehören auf die Prüfliste. Die Richtlinie greift diesen Fall ausdrücklich auf und eröffnet den EU-Mitgliedstaaten die Möglichkeit, den Zugang zu bestimmten Informationen zu beschränken.
Unsere Empfehlung: Governance von Anfang an mitdenken
Wir empfehlen, die Vorbereitung als gemeinsame Aufgabe von Geschäftsleitung, HR, Datenschutz, Compliance und IT zu organisieren und die Arbeitnehmervertretung entsprechend ihrer Beteiligungsrechte einzubeziehen.
Dabei sollte konkret festgelegt werden, wer Vergleichsgruppen fachlich bewertet, wer die Datenqualität prüft und wer Auskünfte freigibt. Ebenso wichtig ist ein Verfahren für Zweifelsfälle: An wen geht eine Anfrage, wenn die Zuordnung unklar ist oder eine Auswertung Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen könnte?
Hier wird Governance praktisch: Zuständigkeiten festlegen, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen organisieren. Für den Einstieg empfehlen wir eine Bestandsaufnahme der vorhandenen HR-Prozesse und Datenschutzdokumentation. Welche Abläufe lassen sich nutzen? Wo fehlen Regelungen? Und welche Entscheidungen müssen zunächst auf Leitungsebene getroffen werden?
Aufzeichnung und Materialien zum Nachlesen
Wer den Vortrag verpasst hat oder einzelne Fragen vertiefen möchte, findet auf der Website der Stiftung Datenschutz die Aufzeichnung, die Präsentation und ergänzende schriftliche Antworten auf Fragen (FAQ) aus dem Webinar.
Zur Veranstaltung und zu den Materialien bei der Stiftung Datenschutz
Wir unterstützen bei der Umsetzung
AdOrga Solutions unterstützt Unternehmen dabei, Entgelttransparenz aus Datenschutzsicht vorzubereiten und mit Compliance und betrieblicher Prozessgestaltung zu verbinden. Gemeinsam prüfen wir Datenflüsse und Dokumentation, klären Rollen und Zugriffsrechte und entwickeln praktikable Abläufe für Auskünfte, Prüfungen und Nachweise.
Unser Ansatz: regulatorische Anforderungen in die Unternehmensorganisation übersetzen – mit klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen, die im Arbeitsalltag funktionieren.
Sie möchten klären, wo Ihr Unternehmen steht und welche nächsten Schritte sinnvoll sind? Sprechen Sie uns an.
