Drei Jahre Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft ge­tre­ten. Drei Jahre später zeigt sich: Die Ein­rich­tung einer in­ter­nen Mel­de­stel­le ist kein bloßes For­mal­the­ma. Ent­schei­dend ist, ob Mel­de­we­ge, Zu­stän­dig­kei­ten, Ver­trau­lich­keit, Do­ku­men­ta­ti­on und Fol­ge­maß­nah­men im Un­ter­neh­men tat­säch­lich funktionieren.

Die ersten ar­beits­ge­richt­li­chen Ent­schei­dun­gen machen deut­lich, dass nicht jede interne Be­schwer­de, nicht jede Es­ka­la­ti­on an Vor­ge­setz­te und nicht jeder all­ge­mei­ne Hinweis au­to­ma­tisch den Schutz des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes auslöst. Für Un­ter­neh­men ist das eine wich­ti­ge Er­kennt­nis. Denn sie zeigt, dass eine interne Mel­de­stel­le nicht nur vor­han­den sein muss. Sie muss auch so aus­ge­stal­tet und kom­mu­ni­ziert werden, dass Be­schäf­tig­te wissen, wann und wie sie diese nutzen können.

Der rich­ti­ge Mel­de­weg ist entscheidend

Das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz schützt Per­so­nen, die im be­ruf­li­chen Zu­sam­men­hang In­for­ma­tio­nen über Ver­stö­ße er­lan­gen und diese über die vor­ge­se­he­nen in­ter­nen oder ex­ter­nen Mel­de­ka­nä­le melden oder unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen offenlegen.
In der Praxis wird häufig un­ter­schätzt, wie wichtig dieser Punkt ist. Das Ar­beits­ge­richt Braun­schweig* hat in einer Ent­schei­dung klar­ge­stellt, dass eine ar­beits­ver­trag­li­che Pflicht zur Meldung von Ver­stö­ßen an Vor­ge­setz­te nicht au­to­ma­tisch dazu führt, dass diese Vor­ge­setz­ten interne Mel­de­stel­len im Sinne des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes sind.

Das be­deu­tet für Un­ter­neh­men: Wer eine interne Mel­de­stel­le ein­ge­rich­tet hat, sollte auch klar kom­mu­ni­zie­ren, welche Kanäle dafür vor­ge­se­hen sind. An­dern­falls ent­steht Un­si­cher­heit – bei Be­schäf­tig­ten, Füh­rungs­kräf­ten und im Streit­fall auch vor Gericht.

Pau­scha­le Hin­wei­se reichen nicht aus

Hin­wei­se müssen hin­rei­chend konkret sein. All­ge­mei­ne Un­zu­frie­den­heit, pau­scha­le Vor­wür­fe oder bloße Ver­mu­tun­gen genügen in der Regel nicht, um be­last­bar prüfen zu können, ob ein mel­de­fä­hi­ger Verstoß vorliegt.

Auch das ist für die Praxis re­le­vant. Eine interne Mel­de­stel­le braucht ein Ver­fah­ren, mit dem Hin­wei­se struk­tu­riert auf­ge­nom­men, be­wer­tet und do­ku­men­tiert werden. Dazu gehört auch, Rück­fra­gen stellen zu können, ohne die Ver­trau­lich­keit der Iden­ti­tät der hin­weis­ge­ben­den Person zu gefährden.

Die Be­weis­last­um­kehr ist kein Automatismus

Das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz enthält ein Verbot von Re­pres­sa­li­en und eine Be­weis­last­re­gel zu­guns­ten hin­weis­ge­ben­der Per­so­nen. Er­lei­det eine hin­weis­ge­ben­de Person nach einer Meldung eine Be­nach­tei­li­gung und macht sie geltend, dass diese Be­nach­tei­li­gung eine Re­pres­sa­lie sei, wird dies unter den ge­setz­li­chen Vor­aus­set­zun­gen vermutet.
Das be­deu­tet aber nicht, dass jede spätere Per­so­nal­maß­nah­me au­to­ma­tisch un­zu­läs­sig ist. Un­ter­neh­men können die Ver­mu­tung wi­der­le­gen. Dafür braucht es jedoch eine gute Do­ku­men­ta­ti­on: Warum wurde eine be­stimm­te Maß­nah­me ge­trof­fen? Welche Gründe lagen vor? Gab es einen sach­li­chen Zu­sam­men­hang zur Meldung, oder gerade nicht?

Gerade bei Kün­di­gun­gen, Ver­set­zun­gen, Be­för­de­rungs­ent­schei­dun­gen oder Kon­flik­ten im Ar­beits­ver­hält­nis ist eine nach­voll­zieh­ba­re Do­ku­men­ta­ti­on entscheidend.

Mit­be­stim­mung nicht vergessen

Die Pflicht zur Ein­rich­tung einer in­ter­nen Mel­de­stel­le ergibt sich aus dem Gesetz*. Die kon­kre­te Aus­ge­stal­tung dieser Mel­de­stel­le kann jedoch Mit­be­stim­mungs­rech­te des Be­triebs­rats aus­lö­sen. So hat das Lan­des­ar­beits­ge­richt Schles­­wig-Hol­stein* ent­schie­den, dass die Aus­ge­stal­tung einer in­ter­nen Mel­de­stel­le auch bei Aus­la­ge­rung an einen ex­ter­nen Dienst­leis­ter mit­be­stim­mungs­pflich­tig sein kann.

Für Un­ter­neh­men mit Be­triebs­rat gilt: Die interne Mel­de­stel­le sollte so aus­ge­stal­tet werden, dass neben Com­pli­ance und Daten­schutz auch die Be­tei­li­gungs­rech­te des Be­triebs­rats früh­zei­tig be­rück­sich­tigt werden.

Was Un­ter­neh­men jetzt prüfen sollten

Drei Jahre Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz sind ein guter Anlass, die eigene Mel­de­stel­le einem Pra­xis­test zu unterziehen:

• Ist klar ge­re­gelt, welche Mel­de­ka­nä­le genutzt werden können?
• Wissen Be­schäf­tig­te, dass Vor­ge­setz­te nicht au­to­ma­tisch die interne Mel­de­stel­le sind?
• Werden Ein­gän­ge frist­ge­recht bestätigt?
• Sind Rück­mel­dun­gen in­ner­halb der ge­setz­li­chen Fristen organisiert?
• Ist die Ver­trau­lich­keit tech­nisch und or­ga­ni­sa­to­risch abgesichert?
• Sind Daten­schutz, Lösch­fris­ten und Do­ku­men­ta­ti­on geregelt?
• Wurde der Be­triebs­rat – soweit vor­han­den – ord­nungs­ge­mäß beteiligt?

Ent­schei­dend ist nicht nur, dass es „ir­gend­ei­nen“ Mel­de­ka­nal gibt. Ent­schei­dend ist, dass das Ver­fah­ren auch funktioniert.

Struk­tur schützt

Eine interne Mel­de­stel­le ist kein iso­lier­tes Tool. Sie ist Teil einer be­last­ba­ren Com­­pli­­an­ce-Or­­ga­­ni­­sa­­ti­on.
Un­ter­neh­men sollten die interne Mel­de­stel­le daher nicht als For­ma­lie be­trach­ten, sondern als ope­ra­ti­ven Com­­pli­­an­ce-Prozess mit klaren Zu­stän­dig­kei­ten, do­ku­men­tier­ten Ab­läu­fen, Ge­währ­leis­tung von Ver­trau­lich­keit und Daten­schutz, Fris­ten­ma­nage­ment sowie nach­voll­zieh­ba­ren Folgemaßnahmen.

Struk­tur schützt – nicht nur hin­weis­ge­ben­de Per­so­nen, sondern auch Unternehmen.

* Das Ar­beits­ge­richt Braun­schweig hat am 24. Juni 2025 ent­schie­den, dass Vor­ge­setz­te nicht ge­ne­rell interne Mel­de­stel­len sind und die Nutzung der ein­ge­rich­te­ten Mel­de­ka­nä­le Schutz­vor­aus­set­zung ist. (Urt. v. 24.06.2025, AZ.: 6 Ca 303/24) https://voris.wolterskluwer-online.de/browse/document/25d5226b-40c9-4c91-9863-38cd6ef9afdf  

* Das  Lan­des­ar­beits­ge­richt Schles­­wig-Hol­stein hat ent­schie­den, dass die Aus­ge­stal­tung einer in­ter­nen Mel­de­stel­le auch der Mit­be­stim­mung des Be­triebs­rats un­ter­liegt, wenn sie an einen ex­ter­nen Dienst­leis­ter aus­ge­la­gert wird. (Be­schluss v. 08.07.2026, Az. 2 TaBv 16/24) https://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/bssh/document/NJRE001619137

* Art. 12 HinSchG https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/__12.html?utm_source=chatgpt.com 

Un­ter­stüt­zung durch AdOrga Solutions

AdOrga Solutions un­ter­stützt Un­ter­neh­men bei der Ein­rich­tung, Über­prü­fung und da­ten­schutz­kon­for­men Aus­ge­stal­tung in­ter­ner Meldestellen.
Dazu gehören ins­be­son­de­re die Auswahl ge­eig­ne­ter Mel­de­ka­nä­le, die De­fi­ni­ti­on von Zu­stän­dig­kei­ten, die Do­ku­men­ta­ti­on der Abläufe, die Prüfung da­ten­schutz­recht­li­cher An­for­de­run­gen, die Ein­bin­dung re­le­van­ter Schnitt­stel­len und – bei Bedarf – die externe Un­ter­stüt­zung als interne Meldestelle.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre interne Mel­de­stel­le recht­lich, or­ga­ni­sa­to­risch und da­ten­schutz­kon­form be­last­bar auf­ge­stellt ist, spre­chen Sie uns gerne an: consulting@adorgasolutions.de.