Die DS-GVO gibt Personen, deren Daten irgendwo gespeichert sind, viele Rechte. Am wichtigsten ist dabei das „Auskunftsrecht der betroffenen Person“. Wer es ausüben will, muss einige Spielregeln beachten. Ob ein Antragsteller mit der Antwort inhaltlich etwas anfangen kann, ist allerdings sein Problem.
Auskunftsrecht als „Recht der Rechte“
Das Auskunftsrecht gilt als das wichtigste Recht, das die DS-GVO gewährt. Ein wesentlicher Grund dafür: Nur wer weiß, wo Daten über ihn gespeichert sind, kann weitere Rechte geltend machen. Etwa das Recht auf die Berichtigung von falschen Daten.
Zwei Stufen des Rechts
Genau genommen unterscheidet die DS-GVO in ihrem Artikel 15 zwei Stufen des Auskunftsrechts:
- Stufe 1: Die betroffene Person kann Auskunft darüber verlangen, ob ein Unternehmen oder eine Behörde überhaupt über Daten verfügt, die sie betreffen. Die Antwort auf diese Frage ist im Ergebnis einfach: Ist das der Fall, lautet die Antwort „ja“ (Fall der Positivauskunft). Ist das nicht der Fall, lautet die Antwort „nein“ (Fall der Negativauskunft).
- Stufe 2: Falls Daten vorhanden sind, besteht ein Anspruch der betroffenen Person, diese Daten zu erhalten. Außerdem muss sie eine ganze Reihe von Informationen zu den Daten bekommen. Dazu gehört etwa die Angabe des Zwecks, zu dem die Daten verarbeitet werden.
Auskunftspflicht des Unternehmen
Das umfassende Auskunftsrecht ist sicher eine große Errungenschaft des Datenschutzrechts. Auf Seiten des Unternehmen, dem Verantwortlichen, gibt es mehrere Aspekte die zu beachten sind:
- Zunächst einmal muss überall im Unternehmen gesucht werden, ob personenbezogene Daten über Auskunftsersuchenden (betroffene Person) vorhanden sind. Hinweise darauf, wo wahrscheinlich etwas zu finden ist, erleichtern die Suche. Beispiel: Die anfragende Person gibt an, dass sie mehrfach als Zeitarbeiter im Unternehmen gearbeitet hat.Verpflichten sind solchen Angaben nicht. Sinnvoll sind sie alleme, da sie Antwort wesentlich beschleunigen.
- Der Auskunftsanspruch betrifft auch Daten auf Papier.
- Der Auskunftsanspruch ist zeitlich nicht begrenzt. Er erstreckt sich auf alle Daten, die vorhanden sind – auch auf solche, die schon viele Jahre unangetastet im Archiv, z.B. aufgrund von gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, liegen.
Recht auf eine kostenlose Kopie
Sind die Daten gefunden, hat die anfragende Person Anspruch auf eine kostenlose Kopie. „Eine“ Kopie ist dabei wörtlich zu nehmen. Möchte der Anfragende eine zweite Kopie, etwa weil er die erste Kopie verloren hat, kann das Unternehmen dafür eine Gebühr verlangen.
Notwendige Vernichtungsaktionen
Viele Firmen haben die DS-GVO zum Anlass genommen, entbehrliche Unterlagen zu vernichten. Solche Aktionen sind wichtig. Wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (beispielsweise aus dem Steuerrecht) abgelaufen sind, steht einer Vernichtung und Löschung von Daten und Unterlagen nichts entgegen.
Grenzen bei Geschäftsgeheimnissen
Der Auskunftsanspruch geht zwar weit. Grenzen hat er aber trotzdem. So ist ausdrücklich festgelegt, dass „das Recht auf Erhalt einer Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen“ darf. Dies wirkt abstrakt, hat aber sehr konkrete Auswirkungen. In den Erwägungsgründen der DS-GVO ist als Beispiel genannt, dass der Auskunftsanspruch Geschäftsgeheimnisse nicht beeinträchtigen darf. Der Auskunftsanspruch darf sie also nicht aushebeln.
Kein Anspruch auf eine verständliche Auskunft
Wer Auskunft verlangt, erhält die Daten übrigens so, wie sie vorliegen. Ob er sie inhaltlich versteht, ist Sache des Antragstellers. Denn einen Anspruch auf Erläuterung des Inhalts von Daten sieht die DS-GVO nicht vor. Dies wird vor allem im Bereich der Medizin wichtig. In der DS-GVO heißt es ausdrücklich, dass sich der Auskunftsanspruch auch auf Daten in Patientenakten bezieht. Die Verständlichkeit der dort verwendeten Fachbegriffe und Kürzel ist damit in keiner Weise garantiert. Es ist Sache des Antragstellers, wie er damit klarkommt.
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13. November 2018
