Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht in Anlehnung an die EU-Whistleblower-Richtlinie ein mehrstufiges Meldesystem für Hinweisgebende vor:
Sofern Hinweisgebende die jeweiligen Vorgaben einhalten, haben sie Anspruch auf Schutz vor Repressalien, z.B. Kündigung, Mobbing. Vorzugsweise und im Interesse der Organisation sollte ein interner Meldekanal genutzt werden. Der Schutz bleibt aber auch dann erhalten, wenn sich Hinweisgeber direkt an externe Stellen wenden.
Handlungsbedarf bei vielen Unternehmen
Unternehmen, Betriebe, Institutionen und Behörden mit mehr als 50 Beschäftigten sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Der Hinweisgebende hat die Wahl, den externen oder den internen Meldekanal zu nutzen. Weil Unternehmen ein Interesse daran haben, dass die Beschäftigten die interne Meldestelle nutzen, gilt es hierfür entsprechende Anreize zu schaffen.
Die Meldekanäle müssen eine schriftliche, mündliche oder persönliche Form ermöglichen. Jedwede Information bedarf der Dokumentation in schriftlicher Form oder durch die Erstellung von Tonaufzeichnungen. Dabei muss die stete Vertraulichkeit der Identität des Meldenden gewährleistet werden. Eine Eingangsbestätigung hat nach spätestens sieben Tagen zu erfolgen.
Eine gesetzliche Verpflichtung für eine digitale und/oder IT-gestützte Lösung gibt es nicht.
Welche Anforderungen muss eine Meldestelle erfüllen?
- Eine Meldung muss sowohl mündlich, schriftlich und, auf Wunsch des Hinweisgebenden, auch persönlich möglich sein.
- Dem Hinweisgebenden muss binnen sieben Tagen der Eingang der Meldung bestätigt werden.
- Binnen drei Monaten nach Eingangsbestätigung muss die Meldestelle dem Hinweisgebenden Rückmeldung geben, z.B. über geplante und/oder ergriffene Maßnahmen.
- Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, wie z.B. Informationspflichten, Einwilligungen, Betroffenenrechte, Datenschutz-Folgenabschätzung, etc.
- Die Meldungen und die Maßnahmen sind zu dokumentieren (Rechenschaftspflichten) und entsprechend aufzubewahren (zwei Jahre).
Wir helfen bei der Umsetzung.
Potentielle Hinweisgeber fürchten Nachteile wie die Gefährdung des Verhältnisses zu Kollegen:innen und Vorgesetzten oder geringere berufliche Entwicklungschancen. Kann ein Regelverstoß anonym und bei einem Dritten außerhalb des Unternehmens erfolgen, steigen die Motivation und das Vertrauen, Regelverstöße zu melden. Dies ist auch im Interesse des Unternehmen: Werden Regelverstöße nicht gemeldet, kann dies geschäftsschädigende Auswirkungen haben und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Im Worst Case entstehen finanzielle Schäden, Reputationsverlust und sogar Umsatzeinbußen.
Wir von der AdOrga Solutions GmbH setzen auf Prävention statt Reaktion: Rechtzeitige Hinweise helfen, Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu ergreifen und Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Wir sichern einem Hinweisgebersystem Datenschutz, Datensicherheit und Anonymitätssicherheit zu.
Auch Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sollten sich überlegen, wie sie mit einer Meldung durch einen Hinweisgebenden umgehen und wie diese zu bearbeiten ist. Auch hier ist die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Wir empfehlen sich daher genau zu überlegen, welche Lösung für Ihr Unternehmen passend ist.
Entweder Sie richten in Ihrer Organisation einen direkten Meldekanal ein, Sie entscheiden sich für eine digitale Lösung oder für externe Unterstützung (Ombudsmann/-frau).
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Entscheidung! Wir bieten Ihnen auch eine digitale Lösung. Kontaktieren Sie uns!
Weitere Informationen zur internen Meldestelle: https://www.adorgasolutions.de/hinweisgeberschutzgesetz-externe-ombudsperson/
