Praktikanten passiert es, erfahrenen Mitarbeitern allerdings auch: Eine größere Zahl von Adressaten soll parallel eine inhaltlich identische Mail erhalten. Der Versand erfolgt versehentlich so, dass jeder Empfänger alle anderen Adressaten sehen kann. Ein klarer Verstoß gegen den Datenschutz! Die Datenschutzaufsicht verhängt auch ein Bußgeld gegen den „Täter“.
Wie lassen sich solche Pannen vermeiden? Erst denken, dann klicken!
Wie so oft sollte es schnell gehen. Der Kunden-Newsletter war diesen Monat sowieso schon spät dran. Also schnell einen früheren Text für die Mail an die Kunden herüberkopiert, ihn inhaltlich etwas angepasst, Newsletter angehängt und dann „senden“.
Schon nach wenigen Minuten kam der erste Anruf. Ein Kunde war stocksauer und beschwerte sich: „Wie kann es sein, dass auch alle anderen Newsletter-Empfänger sehen können, dass ich den Newsletter beziehe?“ Die ehrliche Antwort wäre gewesen: Die Aushilfe hat aus den drei Möglichkeiten der Adressierung leider die falsche ausgewählt und mit dem cc-Feld gearbeitet.
Drei Varianten des Mailversands
Wenn eine Mail an viele Adressaten zugleich gehen soll, sind drei Varianten möglich:
Variante 1: Alle Empfänger werden in das An-Feld eingetragen.
Variante 2: In das An-Feld schreibt man die eigene Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten kommen in das cc-Feld.
Variante 3: Wieder schreibt man in das An-Feld die eigene Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten kommen in das Bcc-Feld.
Im Normalfall immer nur Bcc nehmen!
Dass Variante 1 nicht geht, war auch der Aushilfe klar. Hier sieht jeder Empfänger auch alle anderen Empfänger, das wusste sie. Allerdings meinte sie, dass Variante 2 und Variante 3 irgendwie dasselbe sind. Das ist ein großer Irrtum. Bei Variante 2 kann jeder Empfänger die vollständigen Adressen aller anderen Empfänger im cc-Feld sehen.
Bei Variante 3 sieht ein Empfänger die Adressen der anderen Empfänger im Bcc-Feld nicht!
Kopie und Blindkopie: zwei verschiedene Dinge
Cc (Variante 2) bedeutet „für alle sichtbare Kopie“. Bcc (Variante 3) heißt dagegen „Blindkopie, für die anderen Empfänger nicht sichtbar“. Damit ist klar: Wer den Datenschutz beachtet, verwendet in solchen Fällen immer Variante 3 (Bcc) und nie Variante 2 (cc)!
Bußgeld für Mitarbeiter persönlich
Einfach nur dumm gelaufen und mit einem „Tut mir leid!“ erledigt? Nein. Mehrere Datenschutz-Aufsichtsbehörden (unter anderem das BayLDA) haben in solchen Fällen auch gegen Mitarbeiter persönlich Bußgelder von einigen 100 Euro verhängt. Die Rufschädigung für das Unternehmen kommt hinzu. Sie ist oft erheblich.
Datenschutz ist kein Produkt. Datenschutz ist ein Prozess.
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