Sie müssen ein Word-Do­­ku­­ment wei­ter­lei­ten? Sie wollen dabei Ärger mit dem Daten­schutz ver­mei­den? Sie wandeln das Word-Do­­ku­­ment deshalb in ein PDF-Do­­ku­­ment um? An sich eine gute Idee. Gerade deshalb sollten Sie wissen, was dabei an Details zu be­ach­ten ist. Leider kosten manche wich­ti­gen Hilfs­mit­tel etwas.

PDF: ein guter Ansatz! 
Word-Do­­ku­­men­­te gehören zum Alltag im Büro. Oft ist es nötig, sie wei­ter­zu­lei­ten, etwa als Anhang einer E-Mail. Nach­teil dabei: Der Emp­fän­ger kann alle mög­li­chen Ver­än­de­run­gen sicht­bar machen, die das Do­ku­ment er­fah­ren hat. Dabei kann er meist auch er­ken­nen, von wem die Ver­än­de­rung stammt. Der Name oder zu­min­dest ein Kürzel stehen dabei.

Tü­ckisch: die Zu­satz­da­ten bei Word
Solange das Do­ku­ment intern zwi­schen Kol­le­gen aus­ge­tauscht wird, die daran ar­bei­ten kein Problem! Denn dann soll ja gerade jeder wissen, wer was ver­än­dert hat. Anders sieht es aus, wenn das Do­ku­ment nach außen geht. Dann ist das nicht ak­zep­ta­bel. Für solche Fälle gilt der Tipp: Wandeln Sie Word in PDF um!

Vor­tei­le einer Um­wand­lung in PDF
Dieser Rat­schlag ist ebenso häufig wie richtig. Die Um­wand­lung hat durch­aus einige Vor­tei­le. Ein PDF-Do­­ku­­ment kann nur noch mit relativ auf­wän­di­gen Mitteln ver­än­dert werden. Damit ist das, was Sie ver­schickt haben, ge­wis­ser­ma­ßen fixiert. Au­ßer­dem ist nicht mehr fest­zu­stel­len, wer wann etwas am Word-Do­­ku­­ment ver­än­dert hat. Die Nach­wei­se hierfür gehen bei der Um­wand­lung in ein PDF-Do­­ku­­ment verloren.

Einige ty­pi­sche Fallen
So weit, so gut. Dennoch bleiben einige Tücken, die man kennen sollte:

  • Fol­gen­de Daten über­nimmt ein PDF-Do­­ku­­ment vom Word-Do­­ku­­ment: Name der Word-Datei, Angaben zum Be­ar­bei­ter (falls sein Name darin steht, also auch diesen!) und ver­wen­de­te Soft­ware. Wenn es sinn­voll ist, sollte man daher den Da­tei­na­men und die Angaben zum Be­ar­bei­ter ändern.
  • Manch­mal sollen Teile eines PDF-Textes ge­schwärzt werden. Dafür bietet Adobe Acrobat das Werk­zeug „Inhalt schwär­zen und ent­fer­nen“. Es ist kos­ten­pflich­tig. Das Tool be­sei­tigt den Text, der ge­schwärzt wird.
  • Keine gute Idee ist es dagegen, den Text le­dig­lich mit einem schwar­zen Feld zu über­la­gern. Ein solches Feld kann der Emp­fän­ger pro­blem­los wieder entfernen.
  • Wenn Teile eines PDF-Do­­ku­­ments nach­träg­lich „weg­ge­schnit­ten“ werden, sind sie in Wirk­lich­keit nur aus­ge­blen­det. Der Emp­fän­ger des Do­ku­ments kann diese Teile pro­blem­los wiederherstellen.

Eine be­son­ders wich­ti­ge – aber kos­ten­pflich­ti­ge – Funktion. 
Am zu­ver­läs­sigs­ten ist es, das PDF-Do­­ku­­ment mit der (kos­ten­pflich­ti­gen) Funk­ti­on „ver­trau­li­che Do­ku­men­te ver­öf­fent­li­chen“ zu be­ar­bei­ten, bevor man es wei­ter­gibt. Diese Funk­ti­on erzeugt das Do­ku­ment kom­plett neu. Alle un­er­wünsch­ten Inhalte sind danach beseitigt.

 

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