personalakte

(c) Regina Mühlich

Das pa­pier­lo­se Büro… davon ist so manches Un­ter­neh­men noch weit ent­fernt, die elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ak­te hält aber in vielen Per­so­nal­ab­tei­lun­gen Einzug und freut sich stei­gen­der Be­liebt­heit. Durch die Ver­wen­dung der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te ergeben sich viele Ver­­­wen­­dungs- und Ver­knüp­fungs­mög­lich­kei­ten. Die Ein­bin­dung in Per­so­nal­in­for­ma­ti­ons­sys­te­me, um die Ar­beits­ab­läu­fe im Per­so­nal­ma­nage­ment und auch im Un­ter­neh­men zu ver­ein­fa­chen und zu op­ti­mie­ren, ist nur eine davon.

Un­ab­hän­gig, ob die Per­so­nal­ak­te in Pa­pier­form oder elek­tro­ni­scher Form geführt wird, gilt es in Sachen Daten­schutz einiges zu be­ach­ten. Die Vor­schrif­ten stellen den Ar­beit­ge­ber bei der elek­tro­ni­schen Form, noch vor be­son­de­re Anforderungen…

…es beginnt bereits bei der Bewerbung

Der Be­wer­bungs­pro­zess ist als vor­ver­trag­li­ches Ver­trau­ens­ver­hält­nis zu sehen. Eine Spei­che­rung von Daten, die mit zu­läs­si­gen Fragen erhoben werden, ist aus Da­ten­schutz­sicht un­pro­ble­ma­tisch. Zu diesen Daten gehören z. B. Name und An­schrift, Te­le­fon­num­mer und E-Mail-Anschrift.

Bewirbt sich der Be­wer­ber über das Online-Portal eines Un­ter­neh­mens ist § 6a Abs. 1 BDSG zu be­ach­ten. Darin heißt es: Ent­schei­dun­gen, die für den Be­trof­fe­nen eine recht­li­che Folge nach sich ziehen oder ihn er­heb­lich be­ein­träch­ti­gen, dürfen nicht aus­schließ­lich auf eine au­to­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten ge­stützt werden, die der Be­wer­tung ein­zel­ner Per­sön­lich­keits­merk­ma­le dienen. Eine aus­schließ­lich auf eine au­to­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung ge­stütz­te Ent­schei­dung liegt ins­be­son­de­re dann vor, wenn keine in­halt­li­che Be­wer­tung und darauf ge­stütz­te Ent­schei­dung durch eine na­tür­li­che Person statt­ge­fun­den hat.“ Das be­deu­tet, dass eine au­to­ma­ti­sier­te Vor­se­lek­ti­on zwar statt­fin­den darf, die ab­schlie­ßen­de Ent­schei­dung über die Ein­stel­lung eines Be­wer­bers hat aber durch eine na­tür­li­che Person statt­zu­fin­den und darf nicht durch ein elek­tro­ni­sches System erfolgen.

Bei einem Online-Be­­wer­­bungs­­­pro­­zess ist § 35 BDSG eben­falls zu be­ach­ten. Dieser erklärt die Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Rahmen des On­line­pro­zes­ses zwar auch ohne aus­drück­li­che Ein­wil­li­gung des Be­trof­fe­nen, sprich des Be­wer­bers, für zu­läs­sig. Es emp­fiehlt sich dennoch eine ent­spre­chen­de Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung ein­zu­ho­len. Zum einen schafft dies Ver­trau­en, zum anderen kann man bei der Ge­le­gen­heit auch auf den Zeit­raum, in dem die Be­wer­ber­da­ten vom Un­ter­neh­men ge­spei­chert werden dürfen, hinweisen.

Was darf eine elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ak­te enthalten?

Der erste Schritt ist das Ein­scan­nen der Do­ku­men­te. Hier ist mit Vor­sicht ran­zu­ge­hen. Bei neuen Mit­ar­bei­tern ist das relativ einfach. Bei „alten“ Mit­ar­bei­tern darf nicht alles ein­ge­scannt werden. In nahezu jeder Per­so­nal­ak­te be­fin­den sich alte und ver­al­te­te Un­ter­la­gen, die aus Da­ten­schutz­sicht nicht mehr ge­spei­chert werden dürfen. Das BDSG spricht in § 32e Abs. 6 und § 20 BDSG von „nicht mehr er­for­der­lich“. Ein solches Do­ku­ment ist um­ge­hend zu vernichten.

Kurzum: Eine elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ak­te darf nur die In­for­ma­tio­nen ent­hal­ten, die der Arbeitgeber

a) recht­mä­ßig er­wor­ben hat und

b) für die ein sach­li­ches In­ter­es­se besteht.

§ 32 BDSG regelt, dass nur die In­for­ma­tio­nen erhoben, ver­ar­bei­tet und genutzt werden dürfen, die für die Be­grün­dung, Durch­füh­rung und Be­en­di­gung eines Be­schäf­tig­ten­ver­hält­nis­ses er­for­der­lich sind. Das Schlüs­sel­wort ist hier er­for­der­lich, d.h. die In­for­ma­tio­nen dürfen nicht nur nütz­lich sein.

Ent­schei­det sich das Un­ter­neh­men dafür, das Ein­scan­nen der Per­so­nal­ak­ten und Do­ku­men­te an einen Dienst­leis­ter out­zu­sour­cen, ist mit diesem eine Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tung nach § 11 BDSG abzuschließen.

Die Mit­ar­bei­ter müssen einwilligen

Das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG) ist ein Auf­fang­ge­setz mit Er­laub­nis­vor­be­halt. Ein Er­laub­nis­vor­be­halt ist die Ein­wil­li­gung durch den Be­trof­fe­nen. Die Da­ten­ver­ar­bei­tung im Rahmen einer elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te un­ter­liegt einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.

Wird die elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ak­te in ein Per­so­nal­in­for­ma­ti­ons­sys­tem in­te­griert geht das au­to­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­ten über das „normale“ Spei­chern und Ver­ar­bei­ten hinaus. Das BDSG stellt Ar­beit­ge­ber beim au­to­ma­ti­sier­ten Ver­fah­ren vor be­son­de­re An­for­de­run­gen. Die Er­he­bung, Ver­ar­bei­tung und Nutzung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ist bei einer elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te in der Regel nur mit Ein­wil­li­gung des be­trof­fe­nen Mit­ar­bei­ters möglich. Der Ar­beit­ge­ber muss vor Er­tei­lung der Ein­wil­li­gung durch den Be­trof­fe­nen, den Ar­beit­neh­mer über den vor­ge­se­he­nen Zweck der Da­ten­spei­che­rung und auf die Folgen der Ver­wei­ge­rung der Ein­wil­li­gung hinweisen.

Eine Ein­wil­li­gung muss in der Regel schrift­lich er­fol­gen. Dies kann im Rahmen des Ar­beits­ver­tra­ges er­fol­gen, sofern die Text­pas­sa­ge ent­spre­chend und be­son­ders her­vor­ge­ho­ben wird. Emp­feh­lens­wert ist aber, die Ein­wil­li­gung ge­son­dert ein­zu­ho­len, zum einen das Vor­ge­hen trans­pa­ren­ter zu machen und zum anderen, um bei einem mög­li­chen Audit, z. B. durch Kunden oder Auf­sichts­be­hör­de, nicht den kom­plet­ten Ar­beits­ver­trag vor­le­gen zu müssen. Denn dieser enthält per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die im Rahmen eines Audits oder Re­vi­si­on un­er­heb­lich sind und keinem Dritten zur Ver­fü­gung ge­stellt werden dürfen.

Ein wei­te­rer Er­laub­nis­vor­be­halt für die Er­he­bung, Ver­ar­bei­tung und Nutzung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten ist eine an­der­wei­ti­ge Rechts­vor­schrift. Dazu zählt eine Be­triebs­ver­ein­ba­rung. In Ab­stim­mung mit dem Be­triebs­rat ist die Ein­füh­rung der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te für alle Mit­ar­bei­ter möglich. Ein Mit­be­stim­mungs­recht hat der Be­triebs­rat, wenn all­ge­mei­ne Be­ur­tei­lungs­grund­sät­ze ein­ge­führt werden und dies im Zu­sam­men­hang mit einer tech­ni­schen Ein­rich­tung, sprich elek­tro­ni­schem System, ge­schieht. Hier greift § 87 Abs. 1 Satz 6 Be­triebs­ver­fas­sungs­ge­setz: „Der Be­triebs­rat hat, soweit eine ge­setz­li­che oder ta­rif­li­che Re­ge­lung nicht besteht, in fol­gen­den An­ge­le­gen­hei­ten mitzubestimmen:

[…] Ein­füh­rung und An­wen­dung von tech­ni­schen Ein­rich­tun­gen, die dazu be­stimmt sind, das Ver­hal­ten oder die Leis­tung der Ar­beit­neh­mer zu überwachen; […].

Und dann sind da noch die Aufbewahrungsfristen

Ar­beit­ge­ber spei­chern Un­ter­la­gen von Be­wer­bern und Mit­ar­bei­tern im ver­schließ­ba­ren Ak­ten­schrank, oder, viel­leicht sogar mit Hilfe eines Per­so­nal­in­for­ma­ti­ons­sys­tem, elek­tro­nisch. In der Regel gibt es kei­ner­lei Re­ge­lun­gen über Auf­­­be­­wah­­rungs- und Ver­­­nich­­tungs- bzw. Lösch­fris­ten, sodass Be­­wer­­bungs- und Mit­ar­bei­ter­un­ter­la­gen oft länger auf­be­wahrt werden als erlaubt ist.

Gemäß § 32 Abs. 2 Nr. 2 BDSG sind per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten zu löschen, sobald der Zweck der Spei­che­rung nicht mehr vor­han­den ist (Zweck­bin­dung). Die Er­he­bung und Spei­che­rung von Be­wer­ber­da­ten erfüllt ihren Zweck, bis der pas­sen­de Kan­di­dat ge­fun­den ist. Wenn der Kan­di­dat dabei un­ge­eig­net ist und/oder für die Po­si­ti­on ab­ge­lehnt wird, ent­fällt der Zweck und die Daten sind zu löschen.

Einer Lö­schung von Be­wer­bungs­un­ter­la­gen stehen ggf. be­stehen­de Auf­be­wah­rungs­fris­ten ent­ge­gen: § 21 Abs. 5 AGG, welcher eine Frist von zwei Monaten für ent­spre­chen­de Kla­ge­er­he­bung ein­räumt bzw. das Gericht gewährt noch eine Frist­ver­län­ge­rung. Es kann also durch­aus von einer ge­recht­fer­tig­ten Auf­be­wah­rungs­frist von drei Monaten aus­ge­gan­gen werden. Ist die Frist ab­ge­lau­fen, sind sämt­li­che Daten un­wi­der­ruf­lich zu löschen bzw. zu ver­nich­ten. Dies gilt üb­ri­gens auch für das An­schrei­ben. Eine Aus­nah­me bildet hier, wie oft, die schrift­li­che Ein­wil­li­gung des Betroffenen.

Häufig werden Per­so­nal­ak­ten aus­ge­schie­de­ner Mit­ar­bei­ter jahr­zehn­te­lang auf­be­wahrt. Viel­fach wird die Auf­fas­sung ver­tre­ten, dass der Ar­beit­ge­ber dazu ver­pflich­tet ist. Hier ist aber zu differenzieren:

Die ge­mein­ten Vor­schrif­ten sind steuer- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher Natur, welche den Ar­beit­ge­ber ver­pflich­ten, zum einen Ab­rech­nungs­un­ter­la­gen (z. B. Ge­halts­ab­rech­nung) zu führen und zum anderen diese auch eine gewisse Zeit auf­zu­be­wah­ren. Der Er­laub­nis­vor­be­halt zur wei­te­ren Spei­che­rung re­sul­tiert aus einem ein­schlä­gi­gen Gesetz sowie bi­lanz­recht­li­chen Vorschriften.

Ver­schie­de­ne ar­beits­schutz­recht­li­che Vor­schrif­ten, u. a. das ArbZG, MuSchG, ver­pflich­ten den Ar­beit­ge­ber eben­falls Per­so­nal­un­ter­la­gen auf­zu­be­wah­ren bzw. zu spei­chern. Es handelt sich hier um Un­ter­la­gen, die in Lis­ten­form, au­ßer­halb der Per­so­nal­ak­te des ein­zel­nen Mit­ar­bei­ters geführt werden.

Grund­sätz­lich muss sich der Ar­beit­ge­ber beim Aus­schei­den von Mit­ar­bei­tern zwei Fragen stellen bzw. unterscheiden:

  1. Ist der Ar­beit­ge­ber ver­pflich­tet, Do­ku­men­te von Mit­ar­bei­tern nach Be­en­di­gung des Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses (weiter) aufzubewahren?
  2. Ist der Ar­beit­ge­ber ver­pflich­tet, dem ehe­ma­li­gen Mit­ar­bei­ter Ein­sicht in die Un­ter­la­gen zu ge­wäh­ren und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Risiken er­ken­nen und vermeiden

Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te birgt neben Mög­lich­kei­ten auch Ge­fah­ren – vor allem das Risiko des Miss­brauchs. Eine weitere große Gefahr besteht auch darin, dass sie durch Pro­fi­ler­stel­lung eine weitere Mög­lich­keit der Leis­­tungs- und Ver­hal­tens­kon­trol­le der Mit­ar­bei­ter miss­braucht werden kann. Sie er­leich­tert au­ßer­dem die Mög­lich­keit den Daten­schutz durch au­to­ma­ti­sier­te Ein­zel­ent­schei­dun­gen zu ver­let­zen. Die Ein­füh­rung und Nutzung der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te sollte deshalb auch schrift­lich ge­re­gelt werden, z. B. in einer Un­ter­neh­mens­richt­li­nie oder Be­triebs­ver­ein­ba­rung (Mus­ter­be­triebs­ver­ein­ba­rung).

Na­tür­lich ist eine Ein­füh­rung der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te möglich, wenn die Spei­che­rung der Daten des Mit­ar­bei­ters der Zweck­be­stim­mung des Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses ent­spricht (§ 32 BDSG). Emp­feh­lens­wert ist hier un­be­dingt, eine Prüfung des Einzelfalles.

Ach ja, un­ab­hän­gig davon sind na­tür­lich die Vor­ga­ben gemäß § 9 BDSG, tech­ni­sche und or­ga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men, hin­sicht­lich für die Spei­che­rung und Nutzung der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te ge­nutz­ten Systems, um­zu­set­zen, zu do­ku­men­tie­ren und re­gel­mä­ßig durch den Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten zu au­di­tie­ren. So ist z. B. ein Be­rech­ti­gungs­kon­zept zu er­stel­len wie auch ein Lösch­kon­zept zu ent­wi­ckeln. Hier ist die DIN 66398 Leit­li­nie eines Lösch­kon­zepts mit Ab­lei­tung von Lösch­fris­ten für per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten si­cher­lich hilf­reich sein. Die DIN 66399 Stan­dard der Da­ten­trä­ger­ver­nich­tung sollte auf jeden Fall ein­ge­hal­ten werden.

Eine Mus­ter­be­triebs­ver­ein­ba­rung finden Sie hier: Mus­ter­be­triebs­ver­ein­ba­rung

Ein­wil­li­gung – 8-Punkte-Check­­lis­­te

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