AdOrga Solutions GmbH - Compliance

Am 16.12.2022 hat der Bun­des­tag den Ge­set­zes­ent­wurf an­ge­nom­men. Auf­grund der EU-Whis­t­­le­b­­lower-Rich­t­­li­­nie (Richt­li­nie (EU) 2019/1937 des Eu­ro­päi­schen Par­la­ments und des Rates zum „Schutz von Per­so­nen, die Ver­stö­ße gegen das Uni­ons­recht melden“) war der deut­sche Ge­setz­ge­ber ver­pflich­tet, die Richt­li­nie bis zum 17.12.2021 um­zu­set­zen. Am 10.02.2023 soll die Ge­set­zes­ver­ab­schie­dung im Bun­des­rat er­fol­gen. Vor­aus­sicht­lich wird das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG) im Mai 2023 in Kraft treten (drei Monate nach Verkündung).

Was ist das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG)?

Das HinSchG setzt die EU-Whis­t­­le­b­­lower-Rich­t­­li­­nie in deut­sches Recht um. Die recht­li­che Stel­lung von Hin­weis­ge­ben­den wird dadurch ver­bes­sert. Es regelt den Schutz na­tür­li­cher Per­so­nen – Hin­weis­ge­ben­de (oder Whist­leb­lower) – gegen Re­pres­sa­li­en durch den Ar­beit­ge­ber wie z.B. Ab­mah­nung, Dis­zi­pli­nar­ver­fah­ren, Kün­di­gung, Mobbing oder „Nicht-Be­ach­­tung“ bei einer Beförderung.

Be­schäf­tig­te in Un­ter­neh­men, Be­trie­ben, In­sti­tu­tio­nen sowie Be­hör­den die Miss­stän­de und Straf­ta­ten, z.B. In­si­der­han­del, Ver­stö­ße gegen das All­ge­mei­ne Gleich­be­hand­lungs­ge­setz, Kor­rup­ti­on etc. auf­zei­gen, sollen folg­lich keine Be­nach­tei­li­gun­gen wegen ihrem Hinweis er­fah­ren oder gar von einer Meldung ab­ge­hal­ten werden.

Welche Ziele verfügt das HinSchG?

Ziele des HinSchG:

  • Ver­stö­ße aufdecken
  • Prä­ven­ti­on (!)
  • Rechts­durch­set­zung verbessern 
    • ef­fek­ti­ve, ver­trau­li­che und sichere Meldekanäle
    • wirk­sa­mer Schutz von Hin­weis­ge­bern vor Repressalien
    • Hin­weis­ge­ben­de können weder zivil-, straf- oder ver­wal­tungs­recht­lich in Bezug auf ihre Be­schäf­ti­gung haftbar gemacht werden.
  • Schutz des Hinweisgebenden
Für wen gilt das HinSchG?

Das HinSchG gilt für jede deut­sche Or­ga­ni­sa­ti­on und Behörde, also für nicht-öf­­f­en­t­­li­che wie auch öf­fent­li­che Institutionen.

  • Das HinSchG ver­pflich­tet Or­ga­ni­sa­tio­nen und Be­hör­den mit 50 oder mehr Be­schäf­tig­ten, eine interne Mel­de­stel­le für Hin­weis­ge­ben­de einzurichten.
  • Das HinSchG gilt sowohl für Un­ter­neh­men und Or­ga­ni­sa­tio­nen im pri­va­ten Sektor (Be­trie­be, Vereine, Kran­ken­häu­ser, etc.) wie auch die öf­fent­li­che Hand, wie Kom­mu­nen, Schulen, etc.

Ver­pflich­tung zur Ein­füh­rung eines Hinweisgeberverfahrens:
– für Be­schäf­ti­gungs­ge­ber mit mehr als 250 Be­schäf­tig­ten: sofort, ab in Kraft treten.
– für Be­schäf­ti­gungs­ge­ber mit mehr als 50 Be­schäf­tig­ten (bis zu 249 Be­schäf­tig­te): ab 17.12. 2023.

Welche Mel­de­ka­nä­le müssen möglich sein?

Prin­zi­pi­ell kommen mehrere Kanäle in Frage: Telefon-Hotline, E-Mail, per Post (Brief­kas­ten), Om­buds­mann, per­sön­li­cher Kontakt oder eine di­gi­ta­le (IT-ge­­stüt­z­­te) Lösung. Die Un­ter­schie­de liegen vor allem in der Er­reich­bar­keit und der Mög­lich­keit einer ver­trau­li­chen (an­ony­men) Kommunikation.

Ist ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem zwin­gend erforderlich?

Nein, es gibt keine ge­setz­li­che Ver­pflich­tung eine IT-ge­­stüt­z­­te Lösung (Soft­ware) ein­zu­set­zen, es hat aber seine Vorteile.

  • Das Un­ter­neh­men muss seiner Do­­ku­­men­­ta­­ti­ons- und Re­chen­schafts­pflicht nach­kom­men und Vor­gän­ge ent­spre­chend ar­chi­vie­ren (Auf­be­wah­rungs­frist: 2 Jahre).
  • Der Hin­weis­ge­ben­de hat au­ßer­dem die (ein­fa­che­re) Mög­lich­keit, einen (Ver­dacht auf) Verstoß gegen Gesetz oder Vor­schrif­ten anonym zu melden.

Grund­sätz­lich können Mel­dun­gen schrift­lich und/oder te­le­fo­nisch er­fol­gen; auf Wunsch auch per­sön­lich. Dabei ent­schei­det die mel­den­de Person, über den Mel­de­ka­nal und ob sie anonym bleiben möchte.

Was sind die „rich­ti­gen“ Kommunikationskanäle:

Die Wahl der „rich­ti­gen“ Kanäle ist na­tür­lich von di­ver­sen Fak­to­ren ab­hän­gig, u.a.

  • von der Or­ga­ni­sa­ti­on selbst
  • der Größe der Organisation
  • na­tio­na­le und/oder in­ter­na­tio­na­le Ausrichtung
  • von der Branche und dem Ge­schäfts­zweck, wie auch von den Ge­schäfts­be­zie­hun­gen (B2B, B2C)
  • von der Un­ter­neh­mens­kul­tur („Feh­ler­kul­tur“, Kommunikationskultur)

Eine IT-ge­­stü­t­­ze Lösung ver­ein­facht sowohl die Meldung für den Hin­weis­ge­ben­den als auch die Be­ar­bei­tung, Nach­voll­zieh­bar­keit und Re­chen­schafts­pflicht für die Organisation.

Welche all­ge­mei­nen Re­ge­lun­gen gibt es?
  • Der Ge­set­zes­ent­wurf stellt interne und externe Mel­de­ka­nä­le voll­stän­dig gleichwertig.
    Der Hin­weis­ge­ben­de hat die freie Wahl, ob er sich (zu­nächst) an die interne Stelle der Or­ga­ni­sa­ti­on wendet. Aus der Sicht des Un­ter­neh­mens ist es na­tür­lich wün­schens­wert, dass der Hin­weis­ge­ben­de den in­ter­nen Mel­de­ka­nal wählt.
  • Der Ge­set­zes­ent­wurf enthält keine Ver­pflich­tung dafür, dass die Mög­lich­keit einer an­ony­men Meldung möglich ist. Er enthält aber al­ler­dings die Pflicht, dass anonyme Mel­dun­gen be­ar­bei­tet werden sollen, sofern dadurch nicht-anonyme Mel­dun­gen ver­nach­läs­sigt werden.
Welche An­for­de­run­gen muss eine Mel­de­stel­le erfüllen?
  • Eine Meldung muss sowohl münd­lich, schrift­lich und, auf Wunsch des Hin­weis­ge­ben­den, auch per­sön­lich möglich sein.
  • Dem Hin­weis­ge­ben­den muss binnen sieben Tagen der Eingang der Meldung be­stä­tigt werden.
  • Binnen drei Monaten nach Ein­gangs­be­stä­ti­gung muss die Mel­de­stel­le dem Hin­weis­ge­ben­den Rück­mel­dung geben, z.B. über ge­plan­te und/oder er­grif­fe­ne Maßnahmen.
  • Be­ach­tung der da­ten­schutz­recht­li­chen An­for­de­run­gen, wie z.B. In­for­ma­ti­ons­pflich­ten, Ein­wil­li­gun­gen, Be­trof­fe­nen­rech­te, Da­ten­­schutz-Fol­­gen­a­b­­schä­t­­zung, etc.
  • Die Mel­dun­gen und die Maß­nah­men sind zu do­ku­men­tie­ren (Re­chen­schafts­pflich­ten) und ent­spre­chend auf­zu­be­wah­ren (zwei Jahre).
Welche Sank­tio­nen sind geregelt?
  • Er­stat­tung des ent­stan­de­nen Schades durch den Hin­weis­ge­ben­den bei vor­sätz­li­cher und/oder grob fahr­läs­si­gen Falschmeldung
  • Scha­dens­er­satz­an­spruch des Hin­weis­ge­ben­den bei Repressalien
  • Feh­len­de interne Mel­de­stel­le (bis zu 20.000 Euro)
Hand­lungs­emp­feh­lun­gen

Auch Un­ter­neh­men mit weniger als 50 Be­schäf­tig­ten sollten sich über­le­gen, wie sie mit einer Meldung durch einen Hin­weis­ge­ben­den umgehen und wie diese zu be­ar­bei­ten ist. Auch hier ist die Ver­trau­lich­keit zu ge­währ­leis­ten. Der Inhaber und/oder Ge­schäfts­füh­rer wird re­gel­mä­ßig die falsche Kon­takt­per­son sein.

Wir emp­feh­len sich genau zu über­le­gen, welche Lösung für Ihr Un­ter­neh­men passend ist.
Ent­we­der Sie richten in Ihrer Or­ga­ni­sa­ti­on einen di­rek­ten Mel­de­ka­nal ein, Sie ent­schei­den sich für eine di­gi­ta­le Lösung oder für externe Un­ter­stüt­zung (Om­­bud­s­­man­n/-frau).

Gerne un­ter­stüt­zen unsere Berater Sie bei Ihrer Ent­schei­dung und beraten Sie auch bei der Umsetzung!

Wir über­neh­men die Funk­ti­on der in­ter­nen Mel­de­stel­le für Sie. Au­ßer­dem bieten wir Ihnen auch eine IT-ge­­stüt­z­­te Lösung an. Kon­tak­tie­ren Sie uns! – consulting@adorgasolutions.de oder rufen Sie uns an 08142 46249 – 20.

 

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