Regina Mühlich - AdOrga Solutions GmbH Datenschutz

Am 26. Mai 2023 wurde das Pfle­­ge­un­­ter­­stü­t­­zungs- und -ent­las­tungs­ge­setz (PUEG)in dritter Lesung ver­ab­schie­det. Es ist am 1. Juli 2023 in Kraft getreten.

Was ändert sich?

Seit dem 01. Juli 2023 muss der Ar­beit­ge­ber si­cher­stel­len, dass die Neu­re­ge­lun­gen der ge­setz­li­chen Pfle­ge­ver­si­che­rung für seine aktiven Be­schäf­tig­ten um­ge­setzt sind. Nach § 55 Abs. 3 SGB XI2 hat der Ar­beit­ge­ber die El­tern­ei­gen­schaft und die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren ge­gen­über der bei­trags­ab­füh­ren­den Stelle nach­zu­wei­sen.

Als Nach­weis kommen bei­spiels­wei­se Ge­burts­ur­kun­den, Va­ter­schafts­an­er­ken­nun­gen, Ab­stam­mungs­ur­kun­den, steu­er­li­che Le­bens­be­schei­ni­gun­gen des Ein­woh­ner­mel­de­am­tes, Be­stä­ti­gun­gen des Pfle­ge­kind­schafts­ver­hält­nis­ses durch die zu­stän­di­ge Behörde oder Ad­op­ti­ons­ur­kun­den in Be­tracht. Die Ge­burts­ur­kun­de ist also nur eine Mög­lich­keit des Nachweises.

Bei Do­ku­men­ten ist darauf zu be­ach­ten, dass nicht re­le­van­te Daten, wie z.B. Wohnort, Ge­burts­da­tum der Eltern, etc. auf der Kopie ge­schwärzt werden. Die Er­he­bung der er­for­der­li­chen Daten ist mit einer Selbst­er­klä­rung we­sent­lich ein­fa­cher und da­ten­schutz­kon­for­mer. Der Ar­beit­ge­ber be­nö­tigt le­dig­lich den Vor- und Zunamen sowie das Ge­burts­da­tum des Kindes.

Da­ten­schutz­kon­for­me Erhebung

Eine di­gi­ta­le Mel­de­mög­lich­keit ist derzeit noch nicht möglich. Die Ein­füh­rung eines di­gi­ta­len Ver­fah­rens ist bis zum 31. März 2025 vor­ge­se­hen (§ 55 Abs. 3 c SGB XI). Bis dahin sind fol­gen­de Er­he­bungs­we­ge möglich:

Analoge Mel­de­mög­lich­keit

Der Nach­weis der El­tern­schaft (Kinder < 25 Jahre) kann z.B. in Pa­pier­form, über­mit­telt werden. Aus da­ten­schutz­recht­li­chen Gründen sollte z.B. auf den Versand von Ur­kun­den per E-Mail ver­zich­tet werden und die Über­mitt­lung nicht über un­si­che­re Kanäle (z.B. Chat­an­bie­ter) er­fol­gen. Ist eine Über­mitt­lung per E-Mail dennoch er­for­der­lich, sollten die (ge­schwärz­ten) Do­ku­men­te ver­schlüs­selt / pass­wort­ge­schützt über­mit­telt werden.

Emp­feh­lens­wert ist die Über­mitt­lung per Post, per­sön­lich oder über fir­men­in­ter­ne, ge­schütz­te Download-Bereiche.

Meldung via Selbst­er­klä­rung (§ 55 Abs. 3 d SGB XI)

Für den Zeit­raum vom 01.07.2023 bis zum 30.07.2025 reicht es aus, wenn der Ar­beit­neh­mer den Nach­weis der Kinder durch eine Selbst­aus­kunft er­bringt. Auf An­for­de­rung des Ar­beit­ge­bers hat der Ar­beit­neh­mer Aus­kunft über die be­rück­sich­ti­gungs­fä­hi­gen Kinder zu erteilen.

Dem Ar­beit­ge­ber ist nur die Anzahl der be­rück­sich­ti­gungs­fä­hi­gen Kinder mit­zu­tei­len. (§ 55 Abs. 3 SGB XI). An­zu­ge­ben sind grund­sätz­lich Vorname, Nach­na­me, Ge­burts­da­tum des Kindes.

Weitere Daten dürfen nicht ge­spei­chert und ver­ar­bei­tet werden. Werden die Daten anhand von Ge­burts­ur­kun­den oder anderen Nach­wei­sen erhoben, sind die nicht er­for­der­li­chen Angaben ent­spre­chend zu schwär­zen bzw. dürfen nicht erhoben und ge­spei­chert werden. Die Er­he­bung durch eine „frei­wil­li­ge Selbst­aus­kunft“ ver­mei­det somit un­nö­ti­gen Aufwand.

Die Nach­wei­se, ob in Pa­pier­form oder elek­tro­nisch, sind sicher auf­zu­be­wah­ren. Da es sich um sen­si­ble Nach­wei­se handelt, ist ein da­ten­schutz­kon­for­mer Mel­de­weg zu entwickeln.

Hand­lungs­emp­feh­lun­gen

Die neue Ver­ar­bei­tung ist im Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten zu do­ku­men­tie­ren, das Lösch- und Auf­be­wah­rungs­kon­zept ist zu er­gän­zen. Ge­ge­be­nen­falls sind weitere tech­ni­sche und/oder or­ga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men zu treffen und Zu­griffs­be­rech­ti­gun­gen an­zu­pas­sen, die ent­spre­chend zu do­ku­men­tie­ren sind (Si­cher­heit der Verarbeitung).

Im Hin­blick auf die Sen­si­bi­li­tät der Daten, aber auch in Ab­hän­gig­keit vom Mel­de­weg, ist eine Da­ten­­­schutz-Fol­­gen­a­b­­schä­t­­zung zu empfehlen.

Die In­for­ma­ti­ons­pflich­ten ge­gen­über den Be­schäf­tig­ten sind ebenso an­zu­pas­sen wie auch der Prozess im Rahmen des On­boar­dings. Je nach Pro­zess­ab­lauf sind auch die Da­ten­schutz­hin­wei­se für die Be­wer­ber eben­falls an­zu­pas­sen. Bei bereits be­schäf­tig­ten Ar­beit­neh­mern geht dem jedoch eine In­for­ma­ti­on über die Ge­set­zes­än­de­rung und die Er­for­der­lich­keit der Er­he­bung der (zu­sätz­li­chen) per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten voraus, d.h. eine In­for­ma­ti­on über das Ver­fah­ren zur Be­reit­stel­lung der er­for­der­li­chen In­for­ma­tio­nen an den Arbeitgeber.

Fazit

Auf­grund der ge­setz­li­chen Er­wei­te­rung des § 55 SGB XI besteht Hand­lungs­be­darf auf Seiten des Ar­beit­ge­bers. Er muss vor allem seine in­ter­nen Pro­zes­se – von der Er­he­bung bis zur Über­mitt­lung – an­pas­sen und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten ent­spre­chend de­fi­nie­ren bzw. erweitern.

Wie bei allen neuen Ver­ar­bei­tun­gen sind auch hier die Re­chen­schafts­pflich­ten si­cher­zu­stel­len und ent­spre­chen­de Kon­troll­pro­zes­se zu im­ple­men­tie­ren. Konkret:

  • Er­gän­zung des Ver­zeich­nis­ses der Verarbeitungstätigkeiten
  • An­pas­sung der Da­ten­schutz­hin­wei­se und Informationspflichten
  • ggf. Durch­füh­rung einer Da­ten­­­schutz-Fol­­gen­a­b­­schä­t­­zung (DSFA)
  • ggf. An­pas­sung der tech­ni­schen und or­ga­ni­sa­to­ri­schen Maßnahmen

Rechts­grund­la­ge für die Er­he­bung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ist die ge­setz­li­che Ver­pflich­tung – Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. § 55 Abs. 3 SGB XI.

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